Виртуальная учетная машина — это программный механизм, который позволяет преобразовывать входящие документы в единообразные учетные записи и далее — в отчеты — на основании единых учетных принципов. Из рисунка видны преимущества, которые дает учетная машина по сравнению с традиционным подходом: она обеспечивает принципиально новое качество обработки информации при существенном снижении временных затрат.
При традиционном подходе для построения N отчетов требуется обработать M документов. То есть компьютер при активном участии специалиста должен «перебрать» все исходные данные, чтобы определить их пригодность для отчета, а затем произвести над этими данными дополнительные действия по сложным алгоритмам, чтобы нужным образом представить их в отчете. Сложность алгоритмов является одной из главных причин высокой стоимости большинства информационных систем. Использование виртуальной учетной машины позволяет решить эту проблему и радикально снизить стоимость эксплуатации и развития системы.
Подход на основе виртуальной учетной машины позволяет получать стандартную отчетность и, более того, создавать новые формы отчетности, используя уже готовые, стандартизованные данные. В качестве промежуточного звена выступает управленческий план счетов. Здесь данные сначала преобразуются в учетные записи, снабженные необходимыми аналитическими признаками, а уже затем могут быть представлены пользователю под любым углом зрения и с любым уровнем детализации в пределах учетной аналитики.
Основные преимущества использования учетной машины в ПТК «Радей»: